Zajedničko (participativno) planiranje proračuna je način direktnog uključivanja građana u postupak pripreme proračuna za iduću proračunsku godinu. Osnovni koraci u provedbi ZPP-a mogu se svesti na sljedeće:
- Informacijska kampanja kojom se poziva građane da sudjeluju u ZPP-u.
- Održavanje prve javne tribine o zajedničkom planiranju proračuna.
- Građani predlažu gradskoj upravi potrebe koje treba financirati iduće godine.
- Grad procjenjuje troškove i rokove provedbe.
- Građani na drugoj javnoj tribini glasaju koje će se potrebe financirati.
- Potrebe se uvrštavaju u plan proračuna za iduću godinu ili izvode odmah ako za to postoje uvjeti.
Građane se medijima, plakatima, oglasima i društvenim mrežama poziva da sudjeluju na javnom okupljanju na kojem im se objašnjava način predlaganja projekata uređenja/opremanja naselja za financiranje iz proračuna.
Na javnom okupljanju, odnosno javnoj tribini građani mogu preuzeti obrasce za prijavu projekata/potreba te ih se poziva da obrasce predaju gradskoj upravi u određenom roku.
Gradska uprava utvrđuje koje projekte može, a koje ne može provesti iz financijskih ili zakonskih razloga te saziva drugu javnu tribinu na kojoj građani glasuju za predložene projekte.
S obzirom na to da građani mogu predložiti veći broj projekata koji bi mogli prekoračiti financijske okvire koje je grad odredio za ovu namjenu, na drugoj javnoj tribini građanima se prepušta da javnim glasanjem izaberu njima najvažnije projekte koji se uklapaju u raspoloživa financijska sredstva. Izabrane projekte gradska uprava uvrštava u prijedlog proračuna koji predlaže gradskom vijeću i naredne godine realizira projekte koje su građani tražili.
Ako gradska uprava u tekućoj godini raspolaže proračunskim sredstvima koja može uložiti u neke od predloženih projekata, realizacija takvih projekata može početi odmah. U opisanom slučaju gradska uprava te projekte na drugoj tribini može prezentirati kao projekte u realizaciji koji neće biti predmet odlučivanja, a sve kako bi građani mogli odabrati dodatne projekte za narednu godinu.